Agile Begleitung der Modellschulen – der Schlüssel für digitale Schulentwicklung

Für die Begleitung der Modellschulen, wie auch für die Arbeit in den Entwicklerteams der einzelnen Modellschule, bedienen wir uns eines agilen Projektmanagements. Dabei steht im Zentrum, dass die Betroffenen zu Beteiligten gemacht werden. Die Prozessgestaltung erfolgt iterativ. Das ermöglicht angepasst, flexibel und reflexiv, in bewussten Bezügen, situationsgerecht Schulentwicklung zu ermöglichen. Die Arbeitsweise erfolgt in sogenannten Entwicklungsschleifen. In dieser Story erhält man einen ersten Eindruck, wie das abgelaufen ist.

Lets start – Einstieg ins agile Projektmanagement

Nicht, wie beim Vorgehen beim klassischen Projektmanagement (Initialisierung, Konzeptionierung, Realisierung, Einführung, Reflexion, Evaluation), wird beim agilen Vorgehen nicht linear, sondern iterativ, was wiederholend oder wiederkehrend bedeutet, vorgegangen. Um die Entwicklerteams auf diese Arbeitsweise einzustimmen, wurde an einem Workshop das «Ball Point Game» gespielt.

Planung bringt Erfolg

Die ersten Planungstreffen wurden bereits durchgeführt. In diesen ging es darum Entwicklungsvorhaben für den Zeitraum von 4 – 6 Wochen zu planen. Die Entwicklungsvorhaben wurden als Entwicklungsschleifenelemente geplant. Was man genau damit in dieser Zeit erreichen wollte, wurde in sogenannten Akzeptanzkriterien festgehalten.

Teamsynchronisation – Abgleich unterwegs

Nach dem Planungstreffen folgte die Teamsynchronisation meist wöchentlich und dauerte ca. 15-30 Minuten. Die Teamsync (Abkürzung) ist äusserst wertvoll, sie ermöglicht das ganze Entwicklerteam auf den gleichen Stand zu bringen oder im Anschluss etwas noch zu besprechen. Zudem garantiert sie, dass man kontinuierlich an den Entwicklungselementen arbeitet. Jeder Entwickler berichtet, was in der letzten Woche aus er persönlich erledigen konnte und was er sich für die nächste Woche vornahm. Diese Treffen fanden im Stehen statt, um zu verdeutlichen, dass es um einen kurzen Informationsaustausch ging. Das Entwicklerteam konnte allenfalls Fragen stellen, wenn es etwas nicht verstanden hatte oder genauer wissen wollte. Die grosse Herausforderung war, dass man nicht ins «Diskutieren» verfiel. Wenn es eine Besprechung erforderte, wurde diese im Nachhinein terminiert. Einzelne Entwicklerteams hatten bewusst, im Anschluss an die Teamsync einen Arbeits-Slot von 30-60 Min. definiert.

Schleifenwechsel

Das grösste Zeitfenster, in der agilen Organisation und Begleitung, stellte der Schleifenwechsel dar. Dieser dauerte in der Regel drei Stunden. Der Schleifenwechsel beinhaltete die Ergebnisreflexion / die Prozessreflexion und das nächste Planungstreffen. Bei der Ergebnisreflexion wurde zusammengetragen, was alles in dieser Schleife abgeschlossen werden konnte. Je nachdem wurden diese Ergebnisse im Entwicklerteam präsentiert. Bei der Prozessreflexion wurde die Teamarbeit ausgewertet: Was will man beibehalten, verstärken, was sollte nicht mehr vorkommen und was will man neu ausprobieren. Bei den ersten durchgeführten Schleifenwechseln zeigte sich, dass diese Reflexionen äusserst wertvoll waren, da sie dem Team halfen sich zu optimieren und Entwicklungselemente lieferten, die in der nächsten Entwicklungsschleife aufgegriffen werden konnten. Im Planungstreffen wurden Elemente aus dem Entwicklungsspeicher aufgenommen und mittels der Formulierung von Akzeptanzkriterien so geplant, dass es klar wurde, was genau in dieser Schleife entwickelt werden sollte. Ebenfalls wurden Aufgaben definiert, die dazu dienten, die Akzeptanzkriterien zu erfüllen. Alles wurde im sogenannten Entwicklungsboard dargestellt. Dieses Entwicklungsboard diente als eine Art «Navigationscockpit» für die Arbeit der 4–6 Wochen bis zum nächsten Schleifenwechsel.

Arbeitsslots / Arbeitstage

Bewährt hatte sich, dass die Entwicklerteams, neben der Terminierung der Teamsynchronisation und des Schleifenwechsels, auch Arbeitsslots (1-2 Stunden) und allenfalls Arbeitstage (halbe oder ganze) festlegten. Diese Gefässe ermöglichten es im Team zu arbeiten und somit die Zeit und die personellen Ressourcen ideal nutzen zu können.